Biuro Podawcze - Sąd Rejonowy w Zgierzu

Regulamin funkcjonowania Biura Podawczego Sądu Rejonowego w Zgierzu

Struktura organizacyjna i zakres zadań Biura Podawczego:

1. Biuro Podawcze znajduje się w siedzibie Sądu Rejonowego w Zgierzu przy ulicy Sokołowskiej 6, na parterze budynku.
2. Biuro Podawcze wchodzi w skład Biura Obsługi Interesanta, nad całością i sprawnością obsługi interesantów czuwa Kierownik Biura Obsługi Interesantów, któremu podlega pracownik wykonujący czynności w Biurze Podawczym.
3. Biuro Podawcze prowadzi obsługę:
   • telefoniczną interesantów indywidualnych i instytucjonalnych w szczególności: Prokuratura, Policja, Komornicy, Notariusze, instytucje publiczne według  zasad  określonych w punkcie 5.
4. Biuro Podawcze funkcjonuje w godzinach:
   

   poniedziałek :  8:00 – 15.00  18:00  /z zastrzeżeniem przerwy w czasie pracy jednego spośród dwóch stanowisk obsługi Biura Podawczego od godz. 11:30 do godz. 12:30/.
   wtorek – piątek:  8:00 – 15:30 – obsługa telefoniczna Interesantów  /z zastrzeżeniem przerwy w czasie pracy jednego spośród dwóch stanowisk obsługi interesanta od godz. 11:30 do godz. 12:30/.

5. Pracownik Biura Podawczego udziela telefonicznie bez ustalania tożsamości osoby telefonującej następujących informacji jawnych o toczących się sprawach: tożsamych z udostępnianymi na wokandzie sądowej oraz o terminie i sposobie rozstrzygnięcia sprawy (bez odczytywania treści orzeczenia). Udzielenie powyższych informacji, następuje po wskazaniu przez osobę telefonującą: sygnatury akt albo oznaczenia stron lub co najmniej jednego uczestnika postępowania nieprocesowego i przedmiotu sprawy. Osobie przedstawiającej się, jako świadek w danej sprawie udziela się telefonicznie informacji o miejscu i terminie jej przesłuchania, jeżeli skierowano do niej wezwanie do stawiennictwa.
   Ponadto przyjmuje zamówienia akt do przeglądania w czytelni oraz przyjmuje zamówienia na odpisy orzeczeń sądowych, które niezwłocznie odnotowuje w Systemie BOI.
6. Do zadań Pracownika Biura Podawczego należy:
   • przyjmowanie korespondencji dostarczonej przez operatora pocztowego,
   • obsługa korespondencji przekazywanej drogą wewnętrzna tzn. za pośrednictwem pracowników Sądu Okręgowego w Łodzi, przynajmniej dwa razy w tygodniu,
   • codzienne przekazywanie korespondencji do właściwych komórek organizacyjnych,
   • ekspedycja przesyłek przyjętych z komórek organizacyjnych,
   • organizacja ekspedycji przesyłek,
   • kontrolowanie nadawanej przez pracowników poszczególnych komórek organizacyjnych korespondencji wychodzącej przed zaczytaniem jej do sytemu SOP w zakresie uchybień formalnych np. właściwych gabarytów oraz przekazania korespondencji do doręczenia za pośrednictwem sądowej służby doręczeń,
   • obsługa samoobsługowego biura podawczego (SBP) poprzez systematyczne opróżnianie skrzynek ze złożonych przez interesantów dokumentów i dystrybuowanie ich do właściwych komórek organizacyjnych,
   • przyjmowanie korespondencji bezpośrednio w Biurze Podawczym tylko w wyjątkowych  sytuacjach np. awaria urządzenia SBP,
   • zgłaszanie wszelkich nieprawidłowości dotyczących funkcjonalności SBP bezpośredniemu przełożonemu – kierownikowi Biura Obsługi Interesantów.
7. Jeżeli doręczanie korespondencji komornikom następuje za pośrednictwem Biura Podawczego Sądu Rejonowego w Zgierzu odbywać się winno w następujący sposób:

   • wydziały są zobowiązane do przygotowania korespondencji do komorników poprzez wygenerowanie w systemie SĘDZIA 2 pisma przewodniego, a w przypadku przekazywania akt wskazanie w piśmie ich sygnatur oraz przygotowania zwrotnego poświadczenia odbioru  i dostarczenia do Biura Podawczego.

   • po doręczeniu komornikowi przez Biuro Podawcze korespondencji za potwierdzeniem odbioru, zwrotne poświadczenia odbioru  winny zostać niezwłocznie zwrócone do właściwego wydziału.

8. Jeżeli opłata sądowa została uiszczona na rachunek bieżący dochodów Sądu przed wniesieniem pisma do Sądu należy do tego pisma dołączyć oryginał lub kopie dowodu wniesienia należnej opłaty.
9. Uiszczający opłatę znakami opłaty sądowej nakleja znak na piśmie podlegającym opłacie. Znaki należy naklejać na egzemplarzu przeznaczonym dla Sądu.
10. Znaki opłaty sądowej, co, do których istnieje uzasadnione podejrzenie, że zostały podrobione, przerobione, nie podlegają kasowaniu do czasu wyjaśnienia związanych z tym wątpliwości. Osoba stwierdzająca powyższy stan rzeczy jest obowiązana niezwłocznie zawiadomić Prezesa Sądu.
11. Pracę Biura Podawczego reguluje § 541 - 544 Zarządzenia Ministra Sprawiedliwości z dnia 12 grudnia 2003 roku w sprawie organizacji i zakresu działania sekretariatów sądowych oraz innych działów administracji sądowej. ( Dz. Urz. MS . 2003. 5.22 z póź.zm.).

W sprawach nieuregulowanych niniejszym regulaminem stosuje się przepisy regulaminu urzędowania sądów powszechnych oraz przepisów poszczególnych procedur (kodeksy postępowania dla danego rodzaju sprawy).