Regulamin funkcjonowania BOI - Sąd Rejonowy w Zgierzu

Struktura organizacyjna

1. Biuro Obsługi Interesantów wraz z Czytelnią Akt oraz Biurem Podawczym powołane jest do obsługi interesantów wydziałów: I Wydziału Cywilnego, II Wydziału Karnego, III Wydziału Rodzinnego i Nieletnich i Sekcji Wykonywania Orzeczeń Karnych Sądu Rejonowego w Zgierzu znajdujących się w budynku Sądu przy ul. Sokołowskiej 6.
2. Biuro Obsługi Interesantów mieści się na parterze budynku Sądu Rejonowego w Zgierzu przy ul. Sokołowskiej 6.
3. Biuro Obsługi Interesantów przyjmuje interesantów:
   • w poniedziałki w godzinach 8:00 - 18:00 (ostatni bilet pobierany jest z „Systemu kolejkowego” o godzinie 17:45) – z zastrzeżeniem przerwy w czasie pracy jednego spośród trzech stanowisk obsługi interesantów od godz. 11:00 do godz. 12:30.
   • od wtorku do piątku w godzinach 8:00 - 15:00 (ostatni bilet pobierany jest z „Systemu kolejkowego„ o godzinie 14:45) – z zastrzeżeniem przerwy w czasie pracy jednego spośród trzech stanowisk obsługi interesantów od godz. 11:00 do godz. 12:30.
4. Biuro Obsługi Interesantów wchodzi w skład Oddziału Administracyjnego Sądu.
5. Za sprawne funkcjonowanie Biura Obsługi Interesantów wraz z Czytelnią Akt i Biura Podawczego odpowiada Kierownik, wyznaczony przez Dyrektora Sądu, do którego zadań należy w szczególności organizowanie i nadzór nad pracą wskazanych komórek organizacyjnych.
6. Nadzór merytoryczny nad pracą Biura Obsługi Interesantów sprawuje Prezes Sądu.
   • Skargi dotyczące pracowników Biura rozpoznaje Dyrektor Sądu.
   • Skargi i wnioski dotyczące pracy Biura Obsługi Interesantów rozpoznaje w kolejności: Kierownik Biura, Dyrektor Sądu oraz Prezes Sądu.
7. Kierownicy Sekretariatów Wydziałów oraz Sekretariatu Sekcji zobowiązani są do ścisłej współpracy z pracownikami Biura Obsługi Interesantów oraz podejmowania czynności mających na celu umożliwienie rzetelnej i sprawnej obsługi interesantów przez pracowników Biura, w tym do zapewnienia terminowego odnotowywania czynności podejmowanych w poszczególnych sprawach i wprowadzania jak największej, co do treści, ilości danych do systemu repetytoryjnego  i należności sądowych oraz przygotowywania dokumentów wydawanych przez Biuro.

Zakres zadań Biura Obsługi Interesantów 

1. Zadaniem Biura Obsługi Interesantów jest profesjonalna obsługa stron postępowań sądowych, pełnomocników, oraz pozostałych osób związanych z prowadzonymi postępowaniami przy zachowaniu jak najkrótszego czasu oczekiwania interesanta.
2. Interesanci (w tym adwokaci i radcowie prawni) zgłaszający się osobiście przyjmowani są w porządku wynikającym z kolejności zgłaszania się do Biura wynikającej z numeru pobranego z „Systemu kolejkowego”, który wyświetlany jest nad właściwym stanowiskiem obsługi. Obowiązuje zasada jednej kolejki.
3. Obsługa interesantów w Biurze Obsługi Interesantów odbywa się bezpośrednio przy stanowiskach Biura, telefonicznie - nr tel.: (42) 715 75 00 oraz za pośrednictwem poczty elektronicznej lub tradycyjnej.
4. Do zadań Biura Obsługi Interesantów Sądu Rejonowego w Zgierzu należy zapewnienie obsługi interesantów oraz ułatwienie im uzyskania niezbędnych informacji w szczególności poprzez:
   1. informowanie o sposobach wszczęcia postępowania i podstawowych dokumentach, które należy złożyć przy wnoszeniu sprawy do sądu,
   2. sposobie ubiegania się o zwolnienie od kosztów sądowych, przesłankach ustanowienia obrońcy, adwokata lub radcy prawnego z urzędu, rodzajach środków odwoławczych i terminach do ich wniesienia, terminach i miejscach rozpraw,
   3. udostępnianie list kancelarii adwokackich, radcowskich, notarialnych, komorniczych – z obszaru właściwości Sądu Rejonowego w Zgierzu i niektórych instytucji pozasądowych takich jak Ministerstwo Sprawiedliwości, Rzecznik Praw Obywatelskich, Rzecznik Praw Dziecka, Archiwa Państwowe, a także list lekarzy sądowych, biegłych sądowych (imię i nazwisko, specjalizacja), tłumaczy przysięgłych, list stałych  mediatorów – z obszaru  właściwości Sądu Okręgowego w Łodzi oraz list mediatorów przekazywane przez organizacje pozarządowe i uczelnie oraz wykazy instytucji i osób uprawnionych  do prowadzenia postępowania mediacyjnego w sprawach karnych i nieletnich,
   4. informowanie o prawach i obowiązkach stron, świadka, oskarżonego, pokrzywdzonego,
   5. informowanie o instytucjach udzielających bezpłatnych porad prawnych,
   6. informowanie o pomocy ofiarom przestępstw,
   7. udostępnianie formularzy sądowych i wzorów pism sądowych w typowych sprawach rozpoznawanych przez poszczególne wydziały,
   8. informowanie o wysokości kosztów sądowych, sposobie ich uiszczania oraz numerach kont bankowych Sądu Rejonowego w Zgierzu,
   9. przyjmowanie pism procesowych i znakowanie ich pieczęcią wpływu,
   10. przyjmowanie, stanowiących koszty postępowania sądowego opłat, których uiszczenie nastąpiło w formie znaków opłaty sądowej, zgodnie z poniższymi zasadami:
       • uiszczający opłatę znakami opłaty sądowej nakleja znak na piśmie podlegającym opłacie. Znaki należy naklejać na egzemplarzu przeznaczonym dla Sądu,
       • znaki opłaty sądowej kasuje pracownik upoważniony do przyjmowania pism,
       • znaki opłaty sądowej skasowane przez uiszczającego opłatę nie będą przyjmowane,
       • znaki opłaty sądowej, co, do których istnieje uzasadnione podejrzenie, że zostały podrobione, przerobione, nie podlegają kasowaniu do czasu wyjaśnienia związanych z tym wątpliwości. Osoba stwierdzająca powyższy stan rzeczy jest obowiązana niezwłocznie zawiadomić Prezesa Sądu.
   11. wydawanie na wniosek interesanta zamówionych i przygotowanych przez wydziały dokumentów:
       • wydanie zezwolenia  na widzenie, po uprzednim złożeniu wniosku przez osobę zainteresowaną oraz wyrażeniu zgody na powyższe przez sędziego. Jeżeli sędzia nie wyraża zgody na widzenie , pracownik wydziału powinien niezwłocznie fakt ten odnotować w systemie,
       • kserokopii z akt sprawy,
       • zaświadczeń oraz protokołów, w tym protokołów sporządzonych za pomocą urządzenia rejestrującego dźwięk albo obraz i dźwięk (e-protokół),
       • W każdym przypadku wydanie w/w dokumentu następuje po uiszczeniu przez interesanta opłaty chyba, że według odrębnych przepisów czynność ta nie podlega opłacie albo wnioskodawca został zwolniony z obowiązku jej uiszczenia. Odbiór zamówionych dokumentów winien nastąpić w wyznaczonym dniu, w przypadku niezgłoszenia się po odbiór, dokumenty po upływie 7 dni roboczych zwracane są do właściwego wydziału.
   12. wydawanie na wniosek interesanta zamówionych odpisów orzeczeń oraz tytułów wykonawczych - poszczególne wydziały przekazują dokumenty do Biura wraz z aktami sprawy w celu naniesienia opłaty oraz potwierdzenia odbioru na oryginale wydawanego odpisu orzeczenia/tytułu wykonawczego. Odbiór zamówionych dokumentów winien nastąpić w wyznaczonym dniu, w przypadku niezgłoszenia się po odbiór, dokumenty wraz z aktami sprawy po upływie 3 dni roboczych zwracane są do właściwego wydziału. Dokumenty przeznaczone do odbioru przez interesantów wskazane w punktach k i l będą przygotowane przez wydziały w ciągu 3 dni roboczych. Jednakże w wypadku, gdy niezbędne jest zamówienie akt z Archiwum Zakładowego lub gdy akta są wypożyczone przez inny uprawiony organ – wówczas termin ten może zostać wydłużony do 21 dni roboczych,
   13. w przypadku, gdy wniosek dotyczy kserokopii protokołu z rozprawy, bądź posiedzenia, pracownik Biura wykonuje wydruk zatwierdzonego do publikacji protokołu z systemu repetytoryjnego, po uiszczeniu stosownej opłaty,
   14. udostępnianie akt spraw w czytelni, w tym protokołów sporządzonych za pomocą urządzenia rejestrującego dźwięk albo obraz i dźwięk stronom i osobom uprawnionym,
   15. informowanie stron o stanie ich spraw  i czynnościach podejmowanych w sprawach sądowych.
5. Pracownik sprawdza tożsamość interesanta, który zobowiązany jest okazać się dowodem osobistym lub innym dokumentem ze zdjęciem przy wydawaniu zamówionych dokumentów.
6. Biuro Obsługi Interesantów nie udziela porad prawnych i informacji, które naruszyłyby przepisy innych aktów prawnych, w tym o ochronie danych osobowych i ochronie informacji niejawnych. Nie sporządza projektów pism procesowych ani nie pomaga w ich sporządzaniu. Nie przekazuje danych osobowych stron postępowania. Nie wskazuje z imienia i nazwiska konkretnych adwokatów i radców prawnych. Nie wyjaśnia treści wydanych orzeczeń. Nie interpretuje treści pism.Przez poradę prawną należy rozumieć skonkretyzowaną informację, mającą zastosowanie w konkretnej sprawie, opartą na danych lub materiałach przedstawionych przez interesanta, której celem jest udzielenie wskazówek  co do sposobu przedstawiania, argumentowania i dowodzenia jego stanowiska przed Sądem w przedmiocie, którego dana sprawa dotyczy lub która polega na sporządzeniu projektu pisma procesowego.
7. Informacji o sprawie rozpoznawanej przed Sądem udziela pracownik Biura na zasadach określonych w § 97 – 99 Rozporządzenia Ministra Sprawiedliwości z dnia 23 grudnia 2015 roku – Regulamin urzędowania sądów powszechnych (Dz. U. z 2015 roku, poz. 2316 z póżn.zm.), w szczególności w zakresie:
   1. sygnatury akt sprawy,
   2. terminów posiedzeń i rozpraw,
   3. dat rozstrzygnięcia, którego dotyczy zapytani,
   4. czynności dotyczących postępowania międzyinstancyjnego.
8. Przyjmowanie korespondencji wpływającej do Sądu z instytucji jest zadaniem Biura Podawczego, w zakresie zawartym  w regulaminie Biura Podawczego.
9. W Biurze Obsługi Interesantów przyjmowana jest korespondencja od indywidualnych interesantów tj: pozwy, wnioski, prywatne akty oskarżenia oraz pisma procesowe i następujące wnioski:
   1. wniosek o wydanie odpisu orzeczenia, w tym tytułu wykonawczego,
   2. wniosek o zwrot kosztów podróży,
   3. wniosek o sporządzenie i wydanie uwierzytelnionego odpisu z akt sprawy,
   4. wniosek o wydanie zaświadczenia o toczącym się postępowaniu,
   5. wniosek o wyrażenie zgody na widzenie.
10. Biuro Obsługi Interesantów przyjmuje zgłoszenia i wyznacza termin spotkania – po uprzedniej konsultacji z Kierownikiem właściwego wydziału - pomiędzy interesantem, a Przewodniczącym właściwego Wydziału Sądu Rejonowego w Zgierzu lub po konsultacji z Kierownikiem Wydziału Administracyjnego – pomiędzy interesantem, a Prezesem Sądu w dniach i godzinach przyjęć interesantów.

Informacje

1. Pracownicy Biura Obsługi Interesantów wykonując swoje obowiązki służbowe zobowiązani są w jak najefektywniejszy sposób umożliwić interesantom realizację ich uprawnień oraz egzekwować powinności w sposób zgodny z prawem, wykazując przy tym należytą troskę o ochronę ich słusznego interesu.
2. Biuro Obsługi Interesantów udziela informacji zgłaszającym się osobom osobiście , telefonicznie lub za pomocą poczty elektronicznej. Aktualne dane kontaktowe znajdują się na stronie internetowej Sądu Rejonowego w Zgierzu.
3. Pracownik Biura Obsługi Interesantów udziela informacji osobiście osobie do tego uprawnionej po zweryfikowaniu jej tożsamości na podstawie dowodu osobistego lub innego dokumentu ze zdjęciem.
4. W Biurze Obsługi Interesantów informacje udzielane są ustnie. Interesanci mogą sporządzać odręczne notatki z rozmowy.
5. Pracownik Biura Obsługi Interesantów udziela telefonicznie bez ustalania tożsamości osoby telefonującej następujących informacji jawnych o toczących się sprawach: tożsamych z udostępnianymi na wokandzie sądowej oraz o terminie i sposobie  rozstrzygnięcia sprawy (bez odczytywania treści orzeczenia). Udzielenie powyższych informacji, następuje po wskazaniu przez osobę telefonującą: sygnatury akt albo oznaczenia stron lub co najmniej jednego uczestnika postępowania nieprocesowego i przedmiotu sprawy. Osobie przedstawiającej się, jako świadek w danej sprawie udziela się telefonicznie informacji o miejscu i terminie jej przesłuchania, jeżeli skierowano do niej wezwanie do stawiennictwa.
6. Kierownik Biura Obsługi Interesantów odpowiada za czynności związane z rejestracją kont użytkowników w Portalu Informacyjnym.
7. Pracownicy Biura Obsługi Interesantów udzielają informacji lub odpowiedzi na zapytania stron, uczestników postępowania lub ich pełnomocników lub obrońców skierowane drogą elektroniczną , bez konieczności osobistego stawiennictwa w Sądzie:
   • gdy złoży zapytanie podpisane za pomocą bezpiecznego podpisu elektronicznego weryfikowanego przy pomocy kwalifikowanego certyfikatu albo też poprzez profil zaufany ePUAP,
   • gdy zapytanie zostało przesłane z adresu poczty elektronicznej , który został uprzednio wskazany przez te osoby w piśmie procesowym skierowanym do sądu lub osobiście przed sądem albo urzędnikiem sądowym, jako adres służący do otrzymywania informacji jawnych w toczących się sprawach,
   • W zapytaniu należy podać swoje imię i nazwisko, nazwę Sądu oraz sygnaturę akt sprawy. Odpowiedź na zapytanie udziela się drogą elektroniczną, a w razie braku możliwości, informuje się o tym osobę kierującą zapytanie.
8. Pracownicy Biura zobowiązani są do przestrzegania obowiązków służbowych i niezwłocznego informowania Kierownika  o wszelkich nieprawidłowościach związanych z pracą  Biura.
9. Udostępnianie akt następuje w czytelni akt.